Ką atskleis šis checklist?
- Ar jūsų procesas techniškai tinkamas automatizavimui
- Kokie yra didžiausi pasirengimo tarpai (duomenys, komanda, IT)
- Ar organizacija yra BDAR atitikties kelyje
- Kokius klausimus užduoti automatizavimo tiekėjui prieš sutarties pasirašymą
01Proceso vertinimas
- Ar procesas vyksta reguliariai (kasdien, kassavaitei ar kaskart tam tikru įvykiui)?
- Ar procesas yra pakankamo tūrio — atliekamas ≥20 kartų per mėnesį?
- Ar proceso žingsniai yra aiškiai apibrėžti ir dokumentuoti?
- Ar procesas yra stabilus — nesikeičia esminiai žingsniai kas mėnesį?
- Ar procesas sukelia klaidų, vėlavimų ar nusiskundimų?
Jei atsakote „taip" į 3+ klausimų — procesas tikėtinai tinkamas automatizavimui.
02Duomenų pasirengimas
- Ar duomenys, naudojami procese, yra skaitmeniniu formatu (ne tik popierius)?
- Ar duomenys yra struktūrizuoti arba bent iš dalies standartizuoti?
- Ar yra aiški duomenų šaltinių vieta (sistema, el. pašto aplankas, Google Sheets)?
- Ar duomenys nėra kategorizuoti kaip labai jautri asmeninė informacija, kuriai taikomi papildomi apribojimai?
- Ar yra asmuo, atsakingas už duomenų kokybę ir priežiūrą?
Bloga duomenų kokybė yra dažniausia automatizavimo nesėkmės priežastis.
03Komandos pasirengimas
- Ar komanda yra atvira pokyčiams ir naujų įrankių naudojimui?
- Ar yra vienas aiškus „proceso savininkas" — žmogus, atsakingas už procesą?
- Ar komanda turi bent minimalias skaitmenines kompetencijas (el. paštas, Google Workspace)?
- Ar vadovybė remia automatizavimo iniciatyvą ir yra pasirengusi skirti laiką pristatymui?
Komandos pasipriešinimas yra didesnis stabdis nei techniniai iššūkiai.
04Techninė infrastruktūra
- Ar naudojamos sistemos turi API prieigą arba kitas integracijos galimybes?
- Ar yra IT žmogus arba atsakingas asmuo, galintis suteikti API prieigą ir valdyti kredencialus?
- Ar naudojamos sistemos yra palaikomos tiekėjo ir nėra morališkai pasenusios?
- Ar sistemose yra sandbox/test aplinka, kurioje galima saugiai testuoti?
- Ar turima pakankama interneto prieigos sparta ir patikimumas automatizavimui?
API prieiga ir IT kontaktinis asmuo yra minimalus techninis reikalavimas.
05Saugumas ir BDAR
- Ar žinote, kokie asmens duomenys yra naudojami automatizuotame procese?
- Ar organizacija yra pasirengusi pasirašyti duomenų tvarkymo sutartį su automatizavimo tiekėju?
- Ar yra politika, reglamentuojanti, kokie išoriniai įrankiai gali turėti prieigą prie verslo duomenų?
- Ar IT arba atsakingas asmuo galės reguliariai peržiūrėti ir atnaujinti prieigos teises?
BDAR atitiktis yra privaloma, jei procesas liečia ES gyventojų asmens duomenis.
Kaip interpretuoti rezultatus
| Teigiamų atsakymų skaičius | Vertinimas | Rekomenduojamas žingsnis |
|---|---|---|
| 18–23 | Pasiruošę | Galima pradėti projektą šiandien — susisiekite su mumis |
| 12–17 | Iš dalies pasiruošę | Reikia 1–3 savaičių pasiruošimo; identifikuokite tarpus ir užpildykite |
| <12 | Reikia pasiruošimo | Pirmiau spręskite duomenų ir proceso brandos klausimus |
Dažniausiai užduodami klausimai
- Kuriam verslui skirtas šis checklist?
- Tinkamas visų dydžių Lietuvos įmonėms. Ypač IT vadovams, operacijų vadovams ir generaliniams direktoriams, kurie svarsto pirmo automatizavimo projektą.
- Kiek laiko užtrunka pildymas?
- Apie 10–15 minučių. Geriausia pildyti su komanda — IT vadovas + operacijų vadovas.
- Ką daryti po checklist pildymo?
- Susisiekite su mūsų komanda. Per 30 min. nemokamą konsultaciją aptarsime rezultatus ir pasiūlysime konkrečius žingsnius.
- Kiek klausimų reikia teigiamai, kad verta pradėti?
- Jei 1 bloke (Proceso vertinimas) turite 3+ teigiamų — procesas tinkamas. Duomenų ir IT tarpai sprendžiami kartu su mumis.
Pasiruošę aptarti rezultatus?
Skaitykite daugiau: Mūsų paslaugos · Atvejų analizės · AI agentai vs pokalbių robotai
Gauti nemokamą konsultaciją