Finansai
Tiekėjo sąskaita
- Sąskaita atkeliauja el. paštu
- Ištraukiami tiekėjas, sumos ir PVM
- Sutikrinama su užsakymu
- Įrašas Rivilėje ar kitoje ERP
Nesutampa suma – buhalteriui
Dokumentų OCR automatizavimas
AI dokumentų OCR: sąskaitos į Rivilę be rankinio suvedimo
OCR – tik pirmas žingsnis. Sistema atpažįsta dokumentą, ištraukia laukus, sutikrina juos su jūsų taisyklėmis ir patvirtintą įrašą perduoda į ERP ar apskaitą. Žmonės sprendžia tik išimtis.
Rivilė, Directo, B1.lt ar kita jūsų sistema lieka pagrindinė.
- PDF, skenai, nuotraukos
- sąskaitos, užsakymai, CMR
- įrašas į ERP po patikros
Saskaita.pdf · gauta el. paštuPDF
Dokumento tipas: tiekėjo sąskaita
- Ištraukti 6 laukai
- Tiekėjas rastas
- Užsakymas sutapo
Reikia peržiūrosPVM suma nesutampa su eilutėmis
Atsakingas darbuotojas patvirtina arba pataiso lauką.TOLIAUParuošta įrašyti į ERP
Kokie dokumentai
Ką sistema gali priimti
Tipiniai dokumentai, kuriems taikome OCR automatizavimą:
Tiekėjų sąskaitos
PDF, skenai ir e. sąskaitų priedai
Pirkimo užsakymai
Užsakymai su eilutėmis ir kiekiais
Transporto dokumentai ir CMR
Vežėjų dokumentai, siuntos duomenys
Važtaraščiai
Pristatymo ir priėmimo dokumentai
Excel užsakymų formos
Klientų ir tiekėjų lentelės
Klientų ir tiekėjų PDF
Užsakymai, specifikacijos, pasiūlymai
Nuotraukos ir skenai
Telefonu nufotografuoti dokumentai
El. laiškų priedai
Dokumentai, atkeliaujantys į bendrą dėžutę
Kiekvieną dokumentų tipą ir formatą sukonfigūruojame įgyvendinimo metu pagal jūsų pavyzdžius – ne „iš dėžutės“.
OCR ir dokumentų automatizavimas
Kas yra OCR – ir kodėl jo neužtenka
OCR (optinis simbolių atpažinimas) paverčia dokumento vaizdą tekstu. Verslui to maža: tekstą dar reikia suprasti, patikrinti ir įrašyti į sistemą. Pavyzdys – sąskaitų OCR į Rivilę ar kitą ERP:
Šiandien
Rankomis
- Laiškas su sąskaita
- Atidaromas priedas
- Laukai perrašomi ranka
- Tikrinama su Excel ar užsakymu
- Suvedama į ERP
- Klaidos taisomos vėliau
Kiekvienas dokumentas – tie patys veiksmai iš naujo.
Tik OCR
Atpažintas tekstas
- PDF ar skenas
- Tekstas atpažįstamas
- Laukus vis tiek reikia surasti ir patikrinti
- Į ERP vis tiek suvedama ranka
Greičiau perskaitoma, bet darbas lieka.
Su sistema
Dokumentų automatizavimas
- Dokumentas atkeliauja
- Atpažįstamas dokumento tipas
- Ištraukiami reikalingi laukai
- Patikrinama pagal taisykles ir duomenis
- Išimtys – žmogui
- Patvirtintas įrašas – į ERP ar apskaitą
- Kiekvienas veiksmas išsaugomas
Žmonės sprendžia išimtis, o ne perrašo dokumentus.
Patikra ir žmogaus peržiūra
Žmogus mato tik tai, kas neaišku
Kiekvienas laukas gauna būseną. Aiškūs laukai priimami, neaiškūs laukia žmogaus sprendimo, o be privalomų duomenų įrašas į ERP nekuriamas.
Dokumentų peržiūra
Gautas dokumentas
Saskaita.pdf
Gauta el. paštu · 1 psl.
Ištraukti laukai
- Dokumento tipasTiekėjo sąskaitaLaukas priimtas automatiškai
- TiekėjasUAB „Tiekėjas“Laukas priimtas automatiškai
- Sąskaitos nr.SF-000123Laukas priimtas automatiškai
- Data2026-09-28Laukas priimtas automatiškai
- Suma, eurais1 240,00Laukas priimtas automatiškai
- PVM, eurais254,20Reikia peržiūros
Nesutampa su eilučių suma (260,40).
Atsakingas darbuotojas lauką patvirtina, pataiso arba dokumentą atmeta. - Užsakymo nr.UZ-0458Sustabdyta
Užsakymas ERP nerastas – įrašas nekuriamas, kol tai neišspręsta.
- ERP paskirtisPirkimų žurnalasLaukas priimtas automatiškai
Paruošta įrašyti į ERPkai išsprendžiami pažymėti laukai · kiekvienas veiksmas išsaugomas
Ką sistema patikrina
Pavyzdinės taisyklės – konkrečios nustatomos pagal jūsų procesą.
- Tiekėjas yra jūsų ERP
- Sąskaitos numeris nesikartoja
- Sumos sutampa su eilutėmis
- Užsakymas egzistuoja
- Klientas ar tiekėjas atitinka užsakymą
- Privalomi laukai užpildyti
- Jūsų verslo taisyklė įvykdyta
Integracija
ERP ar apskaita lieka pagrindinė sistema
Sistema nepakeičia jūsų ERP – ji pašalina rankinį darbą, kol duomenys dar nepasiekė ERP.
01
Gaunami dokumentai
- El. paštas
- Excel
- Nuotrauka ar skenas
- Portalas
02
Dokumentų apdorojimas
- Tipo atpažinimas
- Laukų ištraukimas
- Patikra
03
Kontrolė
- Verslo taisyklės
- Žmogaus peržiūra
- Išimčių eilė
04
Jūsų sistema
- ERP
- Apskaita
- CRM
- TMS
- Vidinė sistema
Pagrindinė duomenų sistema – nesikeičia
- RivilėSąskaitų OCR į Rivilę: pirkimų įrašai po patikros
- DirectoDokumentų duomenys į Directo per integraciją
- B1.ltSąskaitos ir užsakymai į B1.lt
- Kitos sistemosRivilė, B1.lt, Directo ir kitų sistemų palyginimas
Jūsų duomenys lieka jūsų.
Naudojame verslo lygio API, kurios neapmoko modelių jūsų duomenimis.
Talpinimas pagal sutartį.
Jautriems procesams sistemą galime talpinti jūsų ar ES serveryje, o duomenų tvarkymą sutariame sutartyje.
Ribotos teisės.
Sistema rašo tik ten, kur leidžiate, ir tik tokius įrašus, kokius sutarėte.
Patikra prieš įrašą.
Galima nustatyti, kad kiekvienas įrašas į ERP laukia žmogaus patvirtinimo.
Veiksmų žurnalas.
Išsaugoma, kas, kada ir kodėl buvo atlikta su kiekvienu dokumentu.
Sistema ir palaikymas pagal sutartį.
Sprendimo perdavimą, priežiūrą ir stebėseną aprašome pasiūlyme ir sutartyje.
Proceso pavyzdžiai
Kur dokumentų automatizavimas dirba praktikoje
Iliustraciniai proceso pavyzdžiai – ne konkrečių klientų diegimai
Pirkimai
Pirkimo užsakymas
- Užsakymas PDF ar Excel
- Ištraukiamos eilutės ir kiekiai
- Prekės susiejamos su ERP kodais
- Užsakymas įrašomas į ERP
Nežinomas prekės kodas – vadybininkui
Logistika
CMR ir vežėjų dokumentai
- Skenas ar nuotrauka
- Ištraukiami siuntos duomenys ir datos
- Patikrinama pagal užsakymą
- Įrašas TMS ar ERP
Trūksta datos ar parašo – ekspeditoriui
Didmeninė prekyba
Kliento užsakymas PDF
- Kliento užsakymas PDF formatu
- Klientas ir prekės susiejami
- Patikrinamas likutis
- Užsakymas sukuriamas ERP
Kaina skiriasi nuo sutarties – vadybininkui
Apskaita
Išlaidų dokumentai
- Čekis ar sąskaita nuotraukoje
- Ištraukiami suma, data ir pardavėjas
- Priskiriama apskaitos kategorija
- Įrašas po patvirtinimo
Neaiški kategorija – buhalteriui
Individualus dokumentas
Jūsų įmonės forma
- Įmonės PDF ar Excel forma
- Laukai susiejami su jūsų struktūra
- Patikrinama pagal taisykles
- Įrašas vidinėje sistemoje
Nauja formos versija – peržiūrai
Ar tinka
Kada dokumentų automatizavimas tinka, o kada ne
Tinka, kai
- Daug pasikartojančių panašių dokumentų
- Pakankama dokumentų apimtis
- Duomenys šiandien perrašomi ranka
- Aiški sistema, į kurią reikia įrašyti
- Nuspėjamos verslo taisyklės
- Pasikartojančias išimtis galima apibrėžti
Netinka, kai
- Vos keli dokumentai per mėnesį
- Kiekvienas dokumentas iš esmės skirtingas
- Nėra stabilaus proceso
- Šaltinių kokybė netinka atpažinimui
- Automatizavimas kainuotų daugiau, nei sutaupytų
Nesate tikri? Tai įvertiname procesų peržiūroje. Kaip vyksta procesų peržiūra →
Įgyvendinimas
OCR automatizavimas: nuo procesų peržiūros iki paleidimo
Pirmi trys etapai jūsų neįpareigoja. Kainą pateikiame po procesų peržiūros ir apimties įvertinimo, toliau dirbame pagal pasiūlymą ir sutartį.
Procesų peržiūra
Parodote dokumentų srautą ir kelis tipinius dokumentus savo ekrane. Mes klausomės ir užduodame tikslinamuosius klausimus.
Vaizdo skambutis · 30–45 min.Proceso ir apimties aprašas
Raštu aprašome dokumentų tipus, laukus, patikros taisykles, išimtis ir pirmo etapo apimtį.
RaštuPasiūlymas
Jei matome tinkamą sprendimą – pateikiame pasiūlymą pirmajam etapui. Jei sistema neatsipirktų, pasakome tai raštu.
Be įsipareigojimųĮgyvendinimas
Pasirašius sutartį pirmiausia atliekame techninį patvirtinimą – prieigų, jungčių ir atpažinimo patikrą su jūsų dokumentais. Tada kuriame pirmą veikiantį etapą.
Paprastai 6–10 savaičiųTestavimas
Sistema pirmiausia dirba testiniu režimu su jūsų tikrais dokumentais. Įrašai į ERP ar apskaitą perjungiami tik po patikros.
Kartu su jūsų komandaPaleidimas ir palaikymas
Paleidžiame sistemą ir apmokome komandą. Priežiūrą ir stebėseną po paleidimo aprašome pasiūlyme ir sutartyje atskirai.
Pagal sutartį
Klausimai
Dažniausi klausimai apie dokumentų OCR
Kas yra OCR ir kuo jis skiriasi nuo dokumentų automatizavimo?
OCR (optinis simbolių atpažinimas) dokumento vaizdą paverčia tekstu. Dokumentų automatizavimas eina toliau: atpažįsta dokumento tipą, ištraukia reikalingus laukus, patikrina juos pagal jūsų taisykles ir duomenis, neaiškius atvejus perduoda žmogui, o patvirtintą įrašą perduoda į ERP ar apskaitą. Skirtingai nei šabloninis (Zonal) OCR, kuris ieško teksto pagal koordinates, Vision-LLM modeliai supranta dokumento kontekstą, todėl veikia ir su nestandartiniais šablonais. Tikslumą išmatuojame techninio patvirtinimo metu – su jūsų patvirtintais duomenimis.
Kaip vyksta integracija su Rivilė ar Directo?
Dokumentas atkeliauja el. paštu ar per portalą, sistema ištraukia ir patikrina duomenis, o patvirtintą įrašą per API ar importą perduoda į Rivilę, Directo, B1.lt ar kitą jūsų sistemą. Ar įrašas kuriamas automatiškai, ar laukia žmogaus patvirtinimo, nustatome pagal jūsų procesą. ERP lieka pagrindinė duomenų sistema.
Kokius dokumentus ir formatus galima apdoroti?
PDF (standartinius ir skenuotus), Word/DOCX, Excel, el. laiške gautas sąskaitas ir nuotraukas (JPG/PNG): sąskaitas, užsakymus, CMR, važtaraščius ir įmonės formas. Kiekvieną dokumentų tipą sukonfigūruojame pagal jūsų pavyzdžius, o šaltinių kokybę įvertiname techninio patvirtinimo metu.
Kas nutinka, jei laukas neaiškus?
Laukas pažymimas peržiūrai, o atsakingas darbuotojas jį patvirtina, pataiso arba dokumentą atmeta. Jei trūksta privalomų duomenų – pavyzdžiui, užsakymas ERP nerastas – įrašas nekuriamas, kol tai neišspręsta. Kiekvienas veiksmas išsaugomas.
Kiek laiko realiai sutaupoma?
Ekonominį pagrįstumą vertiname pagal konkretų procesą – kiek rankinio darbo, klaidų taisymo ir planuojamo samdymo sistema perimtų. Tikslumą išmatuojame techninio patvirtinimo metu – su jūsų patvirtintais duomenimis.
Ar duomenys saugūs?
Taip. Naudojame verslo lygio API, kurios neapmoko modelių jūsų duomenimis. Jautriems procesams sistemą galime talpinti jūsų ar ES serveryje, o duomenų tvarkymą sutariame sutartyje.
Kiek kainuoja OCR automatizavimo projektas?
Kainą pateikiame po procesų peržiūros ir apimties įvertinimo. Ji priklauso nuo proceso, integracijų ir įgyvendinimo apimties.
Kiek užtrunka diegimas?
Pirmą veikiantį etapą paprastai planuojame per 6–10 savaičių, o tikslų terminą įrašome į pasiūlymą po procesų peržiūros. Pirmoji versija visada paleidžiama testiniame režime.
Pradėkite nuo vieno dokumentų srauto
Per 30–45 min. procesų peržiūrą parodote kelis tipinius dokumentus savo ekrane, o po pokalbio raštu įvertiname, ką verta automatizuoti ir kur reikės žmogaus patikros.
Užsakyti procesų peržiūrą