Atvejo analizė · Didmeninė prekyba · OCR automatizavimas
Sąskaitų OCR automatizavimas į Rivile: 90% mažiau rankinio darbo
Didmeninės prekybos įmonė, apdorojanti ~200 tiekėjų sąskaitų per mėnesį, sumažino buhalterio rankinį darbą 90% ir suvedimo klaidas iki beveik nulio — integravus AI OCR su Rivile apskaitos sistema per 10 darbo dienų.
Kliento situacija
Didmeninės prekybos įmonė kasmėnesiai gauna ~200 tiekėjų sąskaitų fakturų iš 40+ skirtingų tiekėjų. Kiekviena sąskaita atkeliauja el. paštu kaip PDF priedas ir reikalavo rankinio duomenų suvedimo į Rivile apskaitos sistemą.
Vidutiniškai buhalteris praleisdavo 4–5 minutes vienai sąskaitai: atsidaryti PDF, nuskaityti duomenis, rasti tiekėją Rivile, suvesti sumą, PVM, datą ir sąskaitos numerį. Tai sudarė ~15 val./mėn. vien suvedimui — be klaidų taisymo laiko.
Sprendimas: AI OCR + Rivile API + Make
Sukūrėme automatizuotą dokumentų apdorojimo grandinę, kuri nuo gautos sąskaitos el. paštu iki Rivile įrašo veikia per 30–60 sekundžių be žmogaus įsikišimo standartiniais atvejais. Šiam projektui naudotos Rivilė REST API paslaugos užtikrino sklandų duomenų perdavimą.
Vidutinis laikas vienai sąskaitai: < 60 sekundžių nuo gautos sąskaitos iki Rivile įrašo standartiniais atvejais.
Ką tiksliai automatizavome
Make paima sąskaitos PDF priedą iš dedikuoto el. pašto ir persiunčia tolesniam apdorojimui.
Azure Document Intelligence ištraukia tiekėją, sumą, PVM, datą, sąskaitos nr. ir eilutes.
Confidence >95% auto-tęsia procesą; žemiau — nukreipiama žmogui rankiniam tikrinimui.
REST API automatiškai sukuria pirkimo dokumentą su visais duomenimis ir tiekėjo mapping.
Buhalteris gauna pranešimą su nuoroda; 1-click patvirtinimas užbaigia įrašą.
Prieš ir po automatizavimo
| Aspektas | Prieš | Po |
|---|---|---|
| Rankinis suvedimas | ~15 val./mėn. | ~1,5 val./mėn. |
| Suvedimo klaidos | 2–3 klaidos/mėn. | praktiškai nulis |
| Apdorojimo laikas vienai sąskaitai | 4–5 min. | <60 sek. |
Saugumas ir BDAR atitiktis
Finansiniai dokumentai reikalauja aukščiausio lygio saugumo. Šiame projekte naudojome:
- Azure Document Intelligence (EU duomenų centras, ne vieši modeliai) — duomenys NĖRA naudojami AI mokymui
- Sąskaitos perduodamos per šifruotus TLS 1.2+ kanalus
- PDF failai automatiškai ištrinami po 24 val. nuo apdorojimo
- Prieiga prie API ribojama IP whitelist'u
- Pasirašyta NDA su klientu prieš prieigą prie finansinių dokumentų
- Auditų žurnalas: kiekviena sąskaita su timestamps ir apdorojimo statusu
Techninė architektūra
Integracija naudoja Make (Integromat) kaip orkestracijos sluoksnį. Kiekvienas žingsnis yra audituojamas Make vykdymo žurnale.
| Komponentas | Paskirtis | Alternatyvos |
|---|---|---|
| Azure Document Intelligence | AI OCR + struktūrizuotų duomenų ištraukimas | Google Document AI, AWS Textract |
| Make (Integromat) | Orkestracija + email trigger + Rivile API kvietimas | Zapier, n8n |
| Rivile REST API | Pirkimo dokumentų kūrimas apskaitos sistemoje | Directo, B1.lt, MS Dynamics |
| Email gateway | PDF priedų gavimas iš tiekėjų | Webhook, dedikuota dėžutė |
| Slack | Buhalterio patvirtinimo pranešimai | Teams, MS Outlook |
Ar jums tinka panašus sprendimas?
Dažniausiai užduodami klausimai
- Su kokiais dokumentų formatais veikia AI OCR?
- PDF (vienpuslapis ir multi-page), JPEG, PNG ir Word. Struktūrizuotoms sąskaitoms tikslumas paprastai 95–99%.
- Ar galima naudoti ne su Rivile?
- Taip – Directo, MS Dynamics NAV/BC ir bet kuri sistema su REST API ar CSV importu.
- Ar AI OCR saugus su finansiniais dokumentais?
- Taip — naudojame tik business API, duomenys nėra naudojami AI mokymui, galimas NDA, sąskaitos naikinamos po apdorojimo.
Norite panašaus OCR piloto?
Standartinis OCR Pilotas — nuo 500 €: 1 dokumento tipas, 1 ERP, 5–10 d.d. Pilotui matuojame tikslumą jūsų realiomis sąskaitomis.