Atvejo analizė · Didmeninė prekyba · OCR automatizavimas
Sąskaitų OCR automatizavimas į Rivile: 90% mažiau rankinio darbo per 10 dienų
Didmeninės prekybos įmonė, apdorojanti ~200 tiekėjų sąskaitų per mėnesį, sumažino buhalterio rankinį darbą 90% ir suvedimo klaidas iki beveik nulio — integravus AI OCR su Rivile apskaitos sistema.
- Klientas: Didmeninės prekybos įmonė, ~200 sąskaitų/mėn. iš 40+ tiekėjų
- Problema: ~15 val./mėn. buhalterio laiko rankiniams suvedimui; reguliarios klaidos
- Sprendimas: AI OCR (el. paštu gautos PDF) + automatinis suvedimas Rivile API
- Rezultatas: 90% rankinio darbo sumažinimas, suvedimo klaidos artimos nuliui
- Trukmė: 10 darbo dienų nuo audito iki veikiančio sprendimo
- Kaina: 900 € (tipinė šio tipo projektams: 500–1 500 €)
Kliento situacija
Didmeninės prekybos įmonė kasmėnesiai gauna ~200 tiekėjų sąskaitų fakturų iš 40+ skirtingų tiekėjų. Kiekviena sąskaita atkeliauja el. paštu kaip PDF priedas ir reikalavo rankinio duomenų suvedimo į Rivile apskaitos sistemą.
Vidutiniškai buhalteris praleidžia 4–5 minutes vienai sąskaitai: atsidaryti PDF, nuskaityti duomenis, rasti tiekėją Rivile, suvesti sumą, PVM, datą ir sąskaitos numerį. Tai sudarė ~15 val./mėn. vien suvedimui — be klaidų taisymo laiko.
Sprendimas: AI OCR + Rivile API integracija
Sukūrėme automatizuotą dokumentų apdorojimo grandinę, kuri nuo gautos sąskaitos el. paštu iki Rivile įrašo veikia per 30–60 sekundžių be žmogaus įsikišimo standartiniais atvejais.
Proceso žingsniai
- Trigger: Sąskaita atlaukia kaip PDF el. paštu į dedikuotą adresą
- Make paima priedą ir persiunčia į AI OCR paslaugą (Azure Document Intelligence)
- AI ištraukia struktūrizuotus duomenis: tiekėjas, suma, PVM, data, sąskaitos nr., eilutės
- Tikslumas tikrinamas: jei >95% confidence — automatiškai toliau; jei žemiau — nukreipiama žmogui peržiūrėti
- Rivile API sukuriamas pirkimo dokumentas su visais duomenimis
- Buhalteris gauna Slack pranešimą su nuoroda į sukurtą įrašą ir gali per 10 sek. patvirtinti
Saugumas ir BDAR atitiktis
Finansiniai dokumentai reikalauja aukščiausio lygio saugumo. Šiame projekte naudojome:
- Azure Document Intelligence (EU duomenų centras, ne vieši modeliai) — duomenys NĖRA naudojami AI mokymui
- Sąskaitos perduodamos per šifruotus TLS 1.2+ kanalus
- PDF failai automatiškai ištrinami po 24 val. nuo apdorojimo
- Prieiga prie API ribojama IP whitelist'u
- Pasirašyta NDA su klientu prieš prieigą prie finansinių dokumentų
- Auditų žurnalas: kiekviena sąskaita su timestamps ir apdorojimo statusu
Rezultatai po 60 dienų
- Rankinis suvedimas: ~15 val./mėn. → ~1,5 val./mėn. (buhalteres tikrina tik išimtis)
- Suvedimo klaidos: praktiškai nulis (prieš tai: 2–3 klaidos/mėn.)
- Apdorojimo laikas vienai sąskaitai: <60 sek. (prieš tai: 4–5 min.)
- Automatinio apdorojimo rodiklis: 93% sąskaitų be žmogaus įsikišimo
Kaina ir trukmė
Projekto kaina: 900 € (vienkartiniai diegimo darbai). Tipiniai OCR projektai kainuoja 500–1 500 € vieno dokumento tipo automatizavimui.
Papildomos išlaidos: Azure Document Intelligence API — ~0.01–0.015 € per 200 sąsk. šiuo atveju yra apie 2–3 €/mėn.
Dažniausiai užduodami klausimai
- Su kokiais dokumentų formatais veikia AI OCR?
- PDF (vienpuslapis ir multi-page), JPEG, PNG ir Word. Struktūrizuotoms sąskaitoms tikslumas paprastai 95–99%.
- Ar galima naudoti ne su Rivile?
- Taip – Directo, MS Dynamics NAV/BC ir bet kuri sistema su REST API ar CSV importu.
- Ar AI OCR saugus su finansiniais dokumentais?
- Taip — naudojame tik business API, duomenys nėra naudojami AI mokymui, galimas NDA, sąskaitos naikinamos po apdorojimo.
Norite panašių rezultatų?
Skaitykite daugiau: Dokumentų OCR automatizavimas · OCR vs AI duomenų ištraukimas · Visi atvejai
Gauti nemokamą auditą